Auftragsabwicklung

Werkstattauftrag

Für die Inanspruchnahme der Arbeitsgruppe Technik, ist grundsätzlich die Erteilung eines schriftlichen Werkstattauftrags erforderlich.

Wer darf Aufträge erteilen

Wir nehmen ausschließlich Aufträge der Fakultät entgegen. Zur Erteilung von Aufträgen befugte Mitarbeiter der einzelnen Institute sind der namentlich mitzuteilen. Die Auftragsbefugten sind für die Übernahme der Kosten verantwortlich, welche bei der Ausführung des Auftrags entstehen. Außerdem sollen die Auftragsbefugten über die Notwendigkeit der Auftragserteilung entscheiden. 

Wie sind die Auftragsformulare auszufüllen

Auszufüllen ist nur die obere Hälfte des Formulars mit Ausnahme des Feldes "Auftragsnummer". Die Auftragsnummer wird als laufende Eingangsnummer von der  vergeben. Alternativ dazu können sie auch das Webformular verwenden.

Zu den Formularfeldern im Einzelnen:

"Kostenstelle" und "Mitteilung an den SAP Genehmiger"
Für die Beschaffung notwendig. Geben sie bitte die Kostenstelle ihres Haushaltskontos an. Der Genehmiger kann dann auf ein entsprechendes Projekt ändern. Die Information die wir dem Genehmiger mitgeben sollen, z.B. ein bestimmtes Projekt, können sie in der Spalte "Mitteilung an den SAP Genehmiger" eintragen. Diese Information geben wir 1:1 an den Bestellprozess weiter.

Auftragsgegenstand

Hier ist in möglichst klarer Form zu beschreiben, was der Wunsch des Auftraggebers an die ist. Bei Anfertigungen oder Ergänzungen ist das Beifügen einer Skizze hilfreich. Bei Reparaturen soll auch der Fehler oder die Funktionsstörung beschrieben werden, welcher bei dem zu reparierenden Objekt aufgetreten ist.

Gerätetyp; Seriennummer; Inventarnummer; Geräte ID

Bei der Beschaffung von Ersatzteilen oder bei der Inanspruchnahme des Hersteller-Service, ist die Angabe von Gerätetyp und Seriennummer unbedingt erforderlich. Füllen Sie bitte diese Felder aus.

Abteilung

Hier ist die Abteilung, wie sie im Vorlesungsverzeichnis geführt wird, einzutragen.

Ansprechpartner

Hier ist die Person zu benennen (in Blockschrift), welche über den Auftrag Bescheid weiß und an die sich die   bei Rückfragen wenden kann.

Raumnummer / Telefonnummer

Hier ist anzugeben, wo und unter welcher Rufnummer, Angaben oder Mitteilungen zu dem Auftrag geholt oder abgegeben werden können.

E-Mail Adresse

Mailadresse des Ansprechpartners.

Unbedenklichkeitserklärung

Die Abgabe dieser Erklärung ist vor der Durchführung von Reparaturen erforderlich.

Es soll damit versichert werden, dass das Werkstattpersonal durch den zu reparierenden Gegenstand weder biologisch, noch toxisch oder radioaktiv gefährdet wird. Es ist anzugeben, welche Schutzmaßnahmen gegebenenfalls getroffen werden müssen. Die für die Sicherheit, des jeweiligen Objekts, verantwortliche Person muss diese Erklärung unterschreiben.